○名取市電子計算機処理データ保護管理規程
平成9年12月26日
名取市訓令第14号
(目的)
第1条 この規程は、電子計算機処理に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 電子計算機処理 電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積その他の処理(専ら文章を作成し、又は文書、図画等の内容を記録するための処理を除く。)
(2) 媒体 電子計算機処理に使用される磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクその他これらに類する記録媒体及び入出力帳票をいう。
(3) データ 電子計算機処理に係る媒体に記録されている情報をいう。
(4) 電子計算機室等 汎用コンピューターを設置している部屋等をいう。
(5) 電算主管課 汎用コンピューターを管理し、電子計算機処理に関し総合的な企画立案及び連絡調整を行う課をいう。
(データ管理責任者等)
第3条 データを総合的かつ的確に管理するため、データ管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、企画部長の職にある者をもって充てる。
2 管理責任者の事務の一部を取り扱わせるため、データを管理し、又は電子計算機を設置している課等にデータ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、課等の長をもって充てる。
(令2訓令1・一部改正)
(媒体等の管理)
第4条 取扱責任者は、取り扱う媒体を所定の場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、データが滅失し、又はき損した場合においてその復元が著しく困難となり、かつ、行政の円滑な執行を妨げるおそれのあるデータについては、予備の媒体を作成し、耐火保管庫に保管しなければならない。
3 取扱責任者は、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他電子計算機処理に必要な仕様書(以下「ドキュメント」という。)を所定の場所に適正に保管しなければならない。
4 ドキュメントを保管している課等の職員以外の者が当該ドキュメントを利用しようとする場合は、当該ドキュメントを保管している取扱責任者の承認を得なければならない。ただし、ドキュメントを保管している課等の取扱責任者があらかじめ承認を要しない者として指定したものについては、この限りでない。
5 取扱責任者は、事務の遂行上データを保管する必要がなくなった場合は、速やかに当該データを消去しなければならない。
(電子計算機の操作の限定)
第5条 取扱責任者は、必要に応じ、パスワードの設定等電子計算機を操作する者を限定する措置を講じなければならない。
(電子計算機室等の管理)
第6条 電算主管課長は、電算主管課の職員以外の者の電子計算機室等への入退室については、当該課の職員による立会いその他管理上必要と認められる措置を講じなければならない。
2 電算主管課長は、電子計算機室等における火災及び盗難に備えて、電子計算機室等に必要な保安措置を講じなければならない。
(他の課等の保有するデータの利用)
第7条 取扱責任者は、他の課等が保管する個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。)以外のデータを利用しようとする場合は、あらかじめ当該データに係る事務を総括する課等の取扱責任者の承認を受けなければならない。
(令5訓令4・一部改正)
(通信回線による電子計算機の結合)
第8条 取扱責任者は、本市と本市以外のものとの間に通信回線による電子計算機の結合をしようとする場合は、あらかじめ管理責任者と協議しなければならない。
(事務の外部への委託)
第9条 取扱責任者は、その所管する電子計算機処理事務の一部又は全部を外部に委託しようとする場合は、あらかじめ委託を受ける者(以下「受託者」という。)のデータ保護管理体制について調査し、契約の締結又は変更について管理責任者と協議しなければならない。
2 前項に規定する契約を締結する場合には、次の事項を契約書に明記しなければならない。
(1) データの機密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示した目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止又は制限に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 委託及び受託契約に係る権利義務譲渡の禁止に関する事項
(7) 媒体の保護管理に関する事項
(8) 契約解除に伴うデータ及び資料等の返還に関する事項
(9) 検査の実施に関する事項
(10) 前各号の規定に違反した場合における契約解除及び損害賠償に関する事項
3 取扱責任者は、受託者からデータに関する事故の報告を受けた場合は、速やかに当該事故の経緯、被害状況及び受託者の講じた措置を管理責任者に報告しなければならない。
(職員等の責務)
第10条 市の職員又は職員であった者は、電子計算機処理事務に関して知り得たデータをみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
(調査及び指示)
第11条 管理責任者は、データの適正な利用に期するため、取扱責任者に対し、データの保管、電子計算機室等の保安若しくはデータに関する事項について報告を求め、調査をし、又はその結果に基づいて必要な指示をすることができる。
(委任)
第12条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成10年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、名取市電子計算機利用に関する条例施行規則(昭和55年名取市規則第1号)の規定により行った手続等は、この規程の規定により行った相当の手続等とみなす。
附則(令和2年3月31日訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。