2　文書は、別に定めがある場合又は特に支障がある場合を除き、電磁的記録により作成又は取得することを基本とし、文書管理システムにより取り扱うものとする。

2　総務課長は、その所管に係る文書事務が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

2　主任は、各課の課長補佐をもって充てる。ただし、総務課長がこれにより難いと特に認めたときは、この限りでない。

2　主管課長は、文書収発簿を備えなければならない。

3　前2項に規定する帳簿の様式は、総務課長が別に定める。

2　文書の番号は、会計年度による各課別の一連番号とする。ただし、公示令達文書については、暦年による各課共通の一連番号とする。

3　同一事案に属する文書は、同一番号を用いるものとする。ただし、この場合における番号は、枝番号を用いることができることとする。

4　発信文書(軽易なものを除く。)には、別表第2に定める記号を付し、文書の番号を記載しなければならない。

2　前項(第2号及び第4号に掲げるものを除く。)に掲げる文書のうち、定例かつ軽易なものは、これらの規定にかかわらず、収受及び配布の手続を省略することができる。

3　2以上の課に関連のある文書又は主管が明らかでない文書については、総務課長がその配布先を決定し、関係の最も深い課に配布する。この場合、総務課において当該文書の写しを関係課あてに配布することとする。

4　書面で取得又は作成した文書を、総務課長が別に定める方法により電磁的記録に変換し文書管理システムにより回議したときは、当該電磁的記録を正本とすることができる。この場合において、収受印の押印を省略することができる。

2　前項の方法によることが困難な場合は、総務課長が別に定める起案用紙を用いることができる。

3　施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、会議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

4　起案に当たっては、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに関係書類を添付しなければならない。

5　前各項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる事案については、起案を省略できるものとする。この場合において、収受文書の余白(文書管理システムにあっては備考欄等)に記載する等その処理状況を明らかにしておかなければならない。

2　前項の合議事項について、関係する課との間で意見を異にするときは、速やかに上司の指示を受けなければならない。

2　市の機関に発する文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

2　前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の下に(公印省略)と表示するものとする。

3　市の機関に発する文書(重要なものを除く。)には、公印を押さないものとする。

4　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割り印又は訂正印を押さなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、電子決裁により決裁を得た発送文書については、契印の押印を省略することができる。

2　主管課において郵送する文書は、宛先及び主管課名を記入した封筒に入れ、料金後納の表示をし、又は切手を貼り付けて封をし、総務課に回付するものとする。この場合において、書留、速達その他特別の取扱いを要する文書は、封筒にその旨を表示するものとする。

3　主管課において一時に大量の文書を発送するときは、事前に総務課に連絡しなければならない。

4　第20条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができるもののうち、同項第1号に掲げる文書の発送については、郵送、使送により行うもののほか電送(ファクシミリ又は電子計算機による送信をいう。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送は、各課において行わなければならない。

5　市の機関に発する文書は、原則として文書管理システムにより施行するものとする。

6　前項の規定によることが困難な場合は、直接又は総務課に設ける文書配布棚により発送するものとする。

2　完結文書は、文書分類表により、各課において次の各号に掲げるところにより編集及び編さんしなければならない。

3　文書管理システムにより供覧又は起案した文書の一部が、文書管理システムに登録することができない電磁的記録である場合は、当該電磁的記録を適切に保管しなければならない。

2　文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度の初期から、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について調査し、適当と認めるものは、引継ぎを受け、保存年限ごとに整理して保存しなければならない。

2　借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長又は主任が認めたときはこの限りでない。

3　第1項の規定により文書を借覧した者は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み、又は庁外持出しをしてはならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムに保存された文書については、総務課が主管課長と協議の上、廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

(名取市文書編さん保存規程の廃止)

2　名取市文書編さん保存規程(昭和35年名取市規程第15号)は、廃止する。

(名取市消防署規程の一部改正)

3　名取市消防署規程(昭和41年名取市規程第3号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成6年8月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年1月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この規程は、平成10年10月1日から施行する。

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年9月1日から施行し、改正後の名取市文書取扱規程は、平成12年度分以後の文書の取扱いについて適用する。

この訓令は、平成14年11月11日から施行する。

この訓令は、平成17年12月28日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年1月4日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年6月1日から施行する。

この訓令は、平成23年11月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。ただし、第10条第1項第1号及び第21条第4項の改正規定は、平成30年12月28日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和元年9月1日から施行する。

(経過措置)

2　市政情報課長は、改正前の訓令第26条第1項の規定により永年保存している文書のうち、保存年限が30年を経過した文書については、改正後の訓令第32条に規定する協議が成立するまでの間、これを保存しなければならない。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月20日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月22日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行日(以下「施行日」という。)の前日において、生活支援臨時給付金推進室に属する職員については、別に辞令を受けない限り、施行日をもって特別定額給付金推進室に勤務を命じられたものとみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年5月7日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年1月25日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年3月1日から施行する。ただし、第1条中名取市文書取扱規程第9条の改正規定、第10条第1項第1号の改正規定、第20条第5項及び第25条第2項第4号の改正規定は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。